Hybride zorg implementeren in een ziekenhuis is stap één. De tweede stap? Dat is opschaling, ervoor zorgen dat zoveel mogelijk zorgverleners ermee gaan werken. Dat kan een uitdaging zijn: oude werkwijzen voelen vertrouwd en zijn soms lastig los te laten. We spraken het team dat zich bezighoudt met de opschaling van het zorgpad ‘chronische nierschade’ in het Martini Ziekenhuis over hun ingrediënten voor succes.

1. Stel een multidisciplinair team samen met één missie

Over de belangrijkste succesfactor is het team eensgezind: het feit dat ze multidisciplinair zijn ingericht. Landa Arkema, unithoofd van het Martini Niercentrum, vertelt: “Het is echt belangrijk om iedereen te betrekken. Je hebt de artsen en verpleegkundig specialisten nodig, want zij zijn verantwoordelijk voor de patiëntzorg. Daarnaast moeten andere disciplines vertegenwoordigd zijn. Denk bijvoorbeeld aan de professionals uit het medisch servicecentrum, medisch secretaresses en ICT. Ook de diëtiste, medisch maatschappelijk werker en DBC-coördinator zijn betrokken.

“Met elkaar maken we het proces van digitalisering door, waarin iedereen zijn eigen rol heeft. Als één pijler wegvalt, heeft dat effect op het gehele proces. Binnen ons multidisciplinaire team hebben we echt één gezamenlijke missie. Waarbij iedereen zijn rol pakt, feedback geeft en we samen verbeteringen doorvoeren. Juist die gezamenlijke verantwoordelijkheid maakt dat we het echt met elkaar doen en dat het ook lukt.”

2. Neem collega’s mee in het waarom

Om ervoor te zorgen dat iedereen meedoet, moet het doel helder zijn. Anneke Wiersum, verpleegkundig specialist: “We willen onze collega’s meegeven: thuismonitoring is geen bedreiging, het is de toekomst. Alleen zo houden we de zorg toegankelijk. Het is belangrijk dat wij er in dit stadium mee aan de slag gaan. Zodat we later met elkaar terug kunnen kijken en zien: we liepen voorop in deze innovatie.”

Wybe Douwe Kloppenburg, nefroloog: “Onbekend maakt onbemind. Voor een arts is de tijd tijdens het consult schaars. En is drie minuten uitleg over het gebruik van een app veel. Dan is het makkelijk om het oude, vertrouwde proces te volgen. Het is belangrijk om constant het hogere doel voor ogen te houden en hier met elkaar scherp op te blijven. En dan vervolgens ‘het gewoon te doen’.”

Jelmer Humalda, nefroloog: “Als we consulten anders inrichten, hebben we uiteindelijk meer kwalitatieve tijd voor de patiënt. Aangezien we de frequentie aanpassen en er maar één jaarconsult is, kun je dan meer de tijd nemen. We moeten echt kijken naar de lange termijn en hoe we de zorg inrichten. En daarbij niet vergeten dat deze verandering het werk ook leuker maakt: patiënten komen niet onnodig op herhaalconsult als het goed gaat, dus de consulten die blijven staan, worden meer inhoudelijk."

“Wat ons ondersteunt in deze overtuiging, zijn de reacties die we van patiënten ontvangen: ze zijn blij dat we ze vanuit hun thuisomgeving kunnen monitoren. Ze hoeven minder vaak naar het ziekenhuis te reizen en daar te parkeren. Ook horen we veel terug dat patiënten meer leren over hun nierschade door de informatievoorziening in de app.”

3. Neem collega’s mee in het proces

“Het is waardevol om regelmatig het proces rondom hybride zorg onder de aandacht te brengen bij zorgverleners”, deelt Jelmer. “Hoe werkt het precies? Hoe includeer je een patiënt? Door dit herhaaldelijk te doen, zorg je ervoor dat het echt in het denkpatroon van iedereen komt en dat het een automatisme wordt voor collega’s om de patiënten te includeren.”

Anneke: “Wat ook helpt, is dat we bij het voorbereiden van het spreekuur nu altijd de vraag stellen: is deze patiënt geschikt voor digitale zorg via Zorg bij jou?” José Leseman, adviseur hybride zorg, voegt toe: “Onze data-analist heeft inzicht gegeven in welke patiënten er per arts geschikt zijn voor digitale zorg. Janette en het secretariaat ondersteunen de artsen hierin. Het feit dat ze dit samen doen, maakt het tot een succes.”

Landa: “Daarnaast is de financiële component fundamenteel. We hebben vanaf het begin een DBC-coördinator betrokken, om deze afspraken goed vast te leggen en het proces van afspraakcodes helder te hebben voor iedereen die ermee werkt.”

4. Maak voortgang inzichtelijk en bespreekbaar

Tijdens hun wekelijkse overleg bespreekt het team de voortgang. Hierbij wordt er inzicht gegeven in welke zorgverleners de meeste patiënten aanmelden voor hybride zorg (includeren). En welke zorgverleners hier nog in achterlopen. Jelmer heeft momenteel de meeste inclusies op zijn naam staan, een combinatie van eigen inclusies en die van een nefroloog die met pensioen ging. Wybe Douwe: “Die wekelijkse terugkoppeling is essentieel. Het zorgt toch voor een soort competitiegevoel met elkaar: niemand wil achterblijven.”

Landa vult aan: “Het is echt belangrijk dat alle zorgverleners meedoen. Want anders krijgt de ene arts meer ruimte op de poli, die dan wordt opgevuld door patiënten van de andere arts die minder includeert. Om het een succes te maken, moet iedereen includeren. De aanpassingen en ontstane ruimte tijdens de spreekuren worden wekelijks besproken. En staan op de agenda tijdens kwartaalmeetings. Tijdens deze besprekingen houden we uiteraard de doelstelling voor ogen. Maar in plaats van constant te pushen op doelstellingen, stimuleren we liever de successen. Dat is een grotere motivator.”

5. Ondersteun de patiënt bij eerste stappen

De patiënten die aangemeld worden door de arts, krijgen in het Martini Ziekenhuis een aanvullende uitleg van de medisch secretaresse. Janette Draijer, medisch secretaresse, vertelt: “Voor de patiënt is het heel fijn om na de introductie van de arts nog even rustig de stappen te doorlopen en vragen te stellen. Dat stuk persoonlijke aandacht helpt patiënten om goed met de app aan de slag te gaan.”

6. Leer met elkaar en ontwikkel continu

Het team kan met elkaar leren van alles wat er op hun pad komt. Jelmer: “Het is echt een kwestie van starten, continu evalueren en bijschaven. We hebben niet de tijd om pas te beginnen als alles perfect is.” Het handmatig uitgeven van labformulieren is daar een voorbeeld van. Janette: “Nu geef ik patiënten een formulier mee, zodat zij hun labwaarden kunnen laten meten. In de toekomst willen we dit graag digitaliseren.”

Anneke: “Als we iets tegenkomen dat nog niet helemaal goed loopt, gaan we het gesprek aan. We moeten het samen oplossen. Korte lijnen binnen het team en duidelijke aanspreekpunten zijn nodig. Het geeft ook enthousiasme om met elkaar verbeteringen door te voeren en daar elke keer resultaat van te zien.”

“We hebben echt mogen leren van onze uitdagingen”, sluit Landa af. “Ook in het medisch servicecentrum. Naarmate het zorgpad langer draait, wordt het medisch servicecentrum steeds zelfstandiger in het beoordelen van de alarmen. Die leercurve zien we ook terug in de supervisie. Ik ben ontzettend trots op de stappen die we hebben gezet en de resultaten die we hebben behaald. We zijn er nog lang niet, maar iedereen doet mee. Dat is heel mooi.”