Een dijk van een teampresentatie, zo kun je de versnelde livegang in Medisch Spectrum Twente (MST) wel omschrijven. Binnen 2,5 week zetten de teams alles op alles om dit samen voor elkaar te krijgen en drie zorgpaden over te zetten naar de centrale Zorg bij jou-dienstverlening. Marijn Hams, coördinator thuismonitoring bij MST, vertelt ons alles.

Capaciteit onder druk

Door een samenloop van omstandigheden stond de capaciteit van het lokale medisch servicecentrum onder druk. “Er werden 3.000 patiënten in MST gemonitord, toen er onverwachts minder capaciteit op de afdeling was. Hier moest snel een oplossing voor komen”, vertelt Hams. “We zouden sowieso met een aantal zorgpaden overgaan naar de centrale Zorg bij jou dienst en landelijke monitoring. Dit stond alleen pas in oktober gepland. Toen hebben we tegen elkaar gezegd: kunnen we dit versnellen?”

En zo geschiedde. Zowel vanuit Zorg bij jou als het MST-team werden de schouders eronder gezet. En ook onze technologiepartners Luscii en BeterDichtbij wisten snel te schakelen. In een ontzettend korte tijd werd gewerkt aan de livegang van de hybride zorgpaden astma, post-CVA en zwangerschapsdiabetes. “Normaal gesproken neem je veel langer de tijd voor zo’n proces, maar die tijd hadden we nu niet. Bovendien is het midden in de zomerperiode, dus veel collega’s zijn op vakantie. Toch wilden we geen concessies doen in de kwaliteit. Dit proces heeft veel gevraagd van alle partijen.”

Astma, post-CVA en zwangerschapsdiabetes live

Het resultaat mag er zijn, want alle drie zorgpaden zijn nu over op het centrale Zorg bij jou platform. Dit gaat om ongeveer 550 patiënten, een aantal dat de komende tijd op zal lopen. Deze patiënten worden centraal gemonitord in het medisch servicecentrum (MSC) van Zorg bij jou. Dit MSC monitort voor meerdere ziekenhuizen, die uniforme hybride zorgpaden hebben geïmplementeerd. Zo kunnen ziekenhuizen gebruikmaken van de schaalgrootte, expertise, techniek en stabiele capaciteit van Zorg bij jou.

Dat is geen kwestie van een knop omzetten, hier komt meer bij kijken. Hams: “Bij de overgang moesten de protocollen uniform zijn. Gelukkig waren de aanpassingen minimaal, omdat we al ervaring hadden met deze zorgpaden. Deze moesten wel door de medische teams doorgevoerd worden in een hele korte tijd. Het is echt knap hoe zij -naast hun dagelijkse werk in de zorg- tijd hebben vrijgemaakt om dit voor elkaar te krijgen.”

Patiënten zullen deze aanpassingen ook opmerken. Neem bijvoorbeeld het zorgpad astma, waarin patiënten via een app klachten doorgeven aan het MSC. Voorheen kon dit alleen op een specifieke dag. Dankzij de doorgevoerde aanpassingen heeft de patiënt nu langer de tijd om klachten door te geven. “Als het even niet uitkomt op die dag, kun je nu ook een dag later je vragenlijst insturen. Als je het maar wel in een bepaalde week doet.” Daarnaast krijgen patiënten nu zelf de keuze of zij maandelijks of wekelijks een vragenlijst willen invullen. “Sommige patiënten vinden het fijn om vaker een vinger aan de pols te houden, terwijl anderen liever niet teveel met hun aandoening worden geconfronteerd als dat niet nodig is. Zo houdt de patiënt zelf de regie.”

Voor contact tussen patiënten en het MSC is er een nieuwe functionaliteit toegevoegd, namelijk een implementatie van BeterDichtbij. Patiënten kunnen eenvoudig vragen stellen door een bericht te sturen. Andersom benaderen monitoringsverpleegkundigen de patiënten ook via deze app. Waar nodig helpen de front office-collega’s patiënten bij downloaden ervan, zodat de overgang naar de nieuwe contactmogelijkheid soepel verloopt.  

Leerpunten in het proces waren er zeker. “De overgang gaat natuurlijk nooit helemaal vlekkeloos”, deelt Hams. “En liever hadden we een minder krappe tijdlijn en meer voorbereidingstijd gehad. Maar over het algemeen mogen we tevreden zijn. De kleine hobbels die we tegenkwamen, waren niet te voorkomen. Uiteindelijk moesten we daardoor iets meer handmatig werk doen dan gehoopt.” Gelukkig stond dat de implementatie niet in de weg.

Van zorgprofessionals tot bestuur: iedereen meegenomen in ontwikkeling

Dan blijft er natuurlijk maar één restvraag over aan Hams: wat is de succesfactor van deze versnelde implementatie? “Het belangrijkste was dat iedereen het belang zag van deze overgang en hier vertrouwen in had. We hebben een uitgebreide risicoanalyse gemaakt: wat kan er gebeuren als we een versnelde implementatie doen? Wat als we het niet doen? Daar hebben we alle partijen, van zorgprofessionals tot het bestuur, goed in meegenomen. Een andere succesfactor is het feit dat collega’s hier echt tijd voor hebben vrijgemaakt, terwijl zij ook patiënten moesten zien. Daarnaast waren we ontzettend blij met de samenwerking en ondersteuning vanuit Zorg bij jou en Luscii. Zij waren in het MST aanwezig, dat liep allemaal heel soepel.”

De verkregen ademruimte in het medisch servicecentrum van MST is nu al voelbaar. “De MSC-collega’s zijn geholpen en voelen zich ondersteund. Er zijn korte lijntjes met het MSC van Zorg bij jou. Wat mooi is, is dat we nu samen kijken naar het opleiden van nieuwe medewerkers. Op die manier kunnen we nog meer gebruikmaken van elkaars expertise en efficiënter samenwerken. En hopelijk kunnen we in de komende tijd meer zorgpaden aan deze rij toevoegen.”